Au cours d'une semaine de travail, même les meilleures équipes rencontrent des obstacles qui entraînent une baisse de l'efficacité. Des réunions improductives, un trop grand nombre d'e-mails et l'ignorance de ce sur quoi tout le monde travaille peuvent détourner les membres de votre équipe de leur liste de tâches réelle et conduire à des résultats insuffisants.
L'efficacité de l'équipe décrit le nombre de tâches hautement pertinentes que votre équipe peut accomplir en éliminant simplement les points de friction et les distractions de l'équation. L'efficacité de l'équipe n'est pas qu'une question de chiffres : il s'agit de créer un lieu de travail efficace, de renforcer l'esprit d'équipe et d'améliorer la performance globale de l'équipe. Plus d'infos sur tijournal.fr !
Comment puis-je améliorer l'efficacité de mon équipe ?
Pour améliorer l'efficacité de l'équipe, vous devez éliminer tous les problèmes qui peuvent gêner votre équipe dans les opérations quotidiennes à fort enjeu. Selon le rapport annuel Anatomie du travail, les employés passent la majeure partie de leur temps à travailler autour du travail (60 %) et seulement 27 % de leur temps à des activités professionnelles. En améliorant l'efficacité de votre équipe et en lui permettant de se consacrer aux tâches les plus importantes, vous pouvez sortir de ce dilemme.
Pour obtenir un gain d'efficacité pour vous et votre équipe, suivez ces neuf conseils sur les compétences en gestion de projet afin d'améliorer à la fois la vitesse et la qualité du travail de votre équipe.
1. éviter les réunions inutiles
Si l'on devait expliquer en un mot pourquoi l'humanité n'exploite pas tout son potentiel et ne le fera jamais, ce mot serait "réunions".
L'un des moyens les plus simples d'améliorer l'efficacité de votre équipe est de supprimer les réunions inutiles. Cela ne veut pas dire que toutes les réunions sont mauvaises. Les réunions peuvent être productives, à condition que l'ordre du jour soit clair, que les bonnes personnes y participent et que chacun soit prêt à contribuer à une solution. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas.
Si les réunions sont planifiées sans ordre du jour ou objectif clair, même de courtes réunions de 30 minutes peuvent s'accumuler et voler un temps précieux pendant lequel votre équipe pourrait travailler sur des objectifs concrets. Au lieu de cela, réfléchissez avec votre équipe à la nécessité de la réunion en question.
Comment déterminer si une réunion est nécessaire ou non ?
Avant de planifier une réunion, vous devez vous demander si elle est vraiment nécessaire. On a parfois tendance à convoquer une réunion alors que d'autres moyens de communication pourraient être plus efficaces. En évitant les réunions inutiles, vous donnez à chacun plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment. Par exemple, si vous prévoyez une réunion pour faire le point sur l'état d'avancement d'un projet, ne pourriez-vous pas simplement envoyer une mise à jour numérique de l'état d'avancement au lieu d'organiser une réunion ?
Alternatives aux réunions d'équipe :
Au lieu d'organiser une mise à jour de l'équipe, envoyez un rapport sur l'état du projet. Au lieu de rencontrer l'équipe pour un brainstorming, partagez un tableau de brainstorming virtuel. Au lieu d'organiser des réunions pour échanger des informations, partagez plutôt le contenu de manière asynchrone. Cependant, il peut arriver que vous soyez invité à une réunion que vous ne jugez pas nécessaire. Êtes-vous obligé d'y participer si, par exemple, votre rôle dans la réunion n'est pas clairement défini ? Vous pouvez en avoir le cœur net en écrivant un message à l'organisateur de la réunion.
2. augmenter l'efficacité de la réunion
Certaines réunions sont importantes et peuvent apporter de la clarté et de la productivité à votre équipe. Quel que soit le type de réunion que vous prévoyez, ces points simples vous permettront d'être plus réalisable, plus productif et plus efficace :
- Créez et partagez un ordre du jour avant la réunion.
Pour améliorer l'efficacité de votre équipe en réunion, vous devez être clair sur l'objectif de la réunion. Il peut également être utile de déterminer quels sont les objectifs *non* d'une réunion afin de rester concentré sur l'objectif principal. Créez et partagez un ordre du jour avec tous les participants afin que chacun soit au même niveau. S'il existe des informations ou des documents écrits supplémentaires, vous pouvez également les ajouter à l'ordre du jour.
- Définissez des conventions de réunion, que la réunion ait lieu en personne ou virtuellement :
En tant qu'équipe ou entreprise, vous devez vous mettre d'accord sur des normes de groupe fixes. Les membres de l'équipe doivent-ils ranger leur ordinateur portable pendant la réunion ? Les participants doivent-ils être connectés par vidéo ? Qui doit passer en premier si plusieurs personnes ont quelque chose à dire ? Ces questions doivent être clarifiées avant la réunion.
- Créez des notes de réunion qui peuvent être suivies.
Avant la réunion, chargez une personne de prendre des notes. Idéalement, ces notes devraient être disponibles au même endroit que votre ordre du jour. Sur la base de ce compte rendu, vous pouvez créer des actions avec des délais et des responsables.
- Recueillir les commentaires pour améliorer l'efficacité :
consultez régulièrement votre équipe pour vous assurer que la réunion est fructueuse pour tous les participants. Si peu de participants profitent de la réunion, vous pourriez plutôt passer à des mises à jour numériques ou à un rapport sur l'état du projet.
3. prioriser les tâches en fonction des objectifs à atteindre
Supposons que chacun de vos employés doive accomplir dix tâches différentes par jour, réparties sur plusieurs projets. A ce moment-là, chacune d'entre elles semble importante et urgente. Par où devraient-ils donc commencer ? Dans quelles tâches doivent-ils investir la plus grande partie de leur temps et de leur réflexion pour obtenir les meilleurs résultats ?
Bien sûr, certaines tâches et certains projets sont plus importants que d'autres. Dans ce cas, il est essentiel d'avoir des objectifs bien définis et une idée de la manière dont votre travail contribuera à la réalisation de ces objectifs. Vos objectifs à court terme fournissent une base solide pour des objectifs à plus long terme, tels qu'une feuille de route pour un produit ou un plan de gestion pour le lancement d'un produit. Il est utile d'avoir une vision claire des tâches qui sont alignées sur les objectifs de l'entreprise ou du service. De cette façon, tout le monde travaille dans le même sens et peut prendre des décisions qui ont un impact sur l'objectif global.
Lier les objectifs de l'entreprise aux activités individuelles
Si vous avez une compréhension claire de la façon dont vos tâches contribuent aux buts et objectifs de l'entreprise, vous saurez également quels projets et quelles tâches auront le plus d'impact. Les conclusions du rapport sur l'anatomie du travail montrent que les employés qui ont une idée claire de la manière dont leur travail est lié aux objectifs de l'entreprise sont deux fois plus motivés.
Concentrez-vous sur ces travaux avant de vous attaquer à des tâches moins efficaces. Si une tâche ou un projet ne soutient pas les objectifs fondamentaux et globaux de votre entreprise, vous devriez les reconsidérer et éventuellement les replanifier.
4. supprimer, déplacer, déléguer ou réduire les tâches peu prioritaires
Il est parfois inévitable que les membres d'une équipe atteignent les limites de leurs capacités. S'il n'existe pas de système leur permettant d'éliminer, de déplacer, de déléguer ou de réduire les tâches peu prioritaires, cela aura un impact négatif sur leur efficacité au travail. Une étude indique que 85% des employés ont déclaré s'être déjà sentis surchargés et 42% d'entre eux estiment que trop de travail a un impact négatif sur le moral des employés.
Vous pouvez améliorer l'efficacité de votre équipe au travail et la satisfaction au travail si la charge de travail est bien gérée. Pour ce faire, les tâches moins prioritaires de votre équipe peuvent être supprimées, déplacées, déléguées ou réduites. Gardez à l'esprit l'objectif global de votre projet et déterminez les tâches qui doivent être effectuées et celles qui sont prioritaires en procédant à une analyse des besoins :
- S'il y a une tâche plus urgente qui a un impact plus important sur les objectifs de l'équipe, faites-la en premier et remettez une tâche moins importante à plus tard, lorsque vous avez plus de temps pour la faire.
- Si une personne se voit attribuer deux tâches d'importance égale, déléguez l'une d'elles à un autre membre de l'équipe ayant plus de capacité.
- S'il y a une tâche que vous ne pouvez pas déplacer, supprimer ou déléguer, trouvez des moyens de réduire le temps nécessaire à sa réalisation. Éliminez les réunions liées à cette tâche, raccourcissez les réunions ou réduisez leur fréquence. Vous pouvez également travailler d'abord sur les parties les plus importantes du projet et remettre le reste à plus tard.
Comment gérer la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail consiste à répartir et à gérer les tâches au sein de votre équipe. Pour ce faire, vous devez d'abord prendre conscience de la charge de travail et de la capacité de votre équipe. Vous pouvez suivre ces informations à l'aide d'une plate-forme de gestion de la charge de travail qui offre un aperçu de la charge de travail de votre équipe. Une fois que vous avez établi une liste complète des tâches et du travail de votre équipe, vous pouvez répartir les ressources en fonction de la capacité de l'équipe. Grâce à toutes ces informations, vous pouvez adapter la charge de travail de votre équipe en fonction des besoins, sans risque d'épuisement ni d'ennui.
5. prendre en compte les forces et les faiblesses de tous les membres de l'équipe lors de l'attribution des tâches
Aucun collaborateur ne ressemble à un autre. Chaque personne a des expériences, des forces et des faiblesses différentes qui font d'elle un membre précieux de votre équipe. De même, des personnes différentes aiment travailler sur des choses différentes. Par exemple, l'un des membres de votre équipe peut aimer faire des recherches et rédiger des rapports à ce sujet, tandis qu'un autre coéquipier préférera mâcher des pierres plutôt que de faire des recherches.
Si vous savez qui, dans votre équipe, est particulièrement doué pour une compétence donnée et si vous trouvez des moyens pour que cette personne consacre du temps au type de travail qu'elle aime, vous favoriserez le bon déroulement des tâches et des projets. De plus, si vous savez qu'une personne est très enthousiaste à l'égard d'une tâche particulière, il est plus probable qu'elle produise un travail de meilleure qualité et qu'elle l'accomplisse plus rapidement. De plus, dans la mesure du possible, vous devriez attribuer des tâches que la personne responsable perçoit comme enrichissantes ou stimulantes. Vous renforcerez ainsi les performances de votre équipe.
6. créer des plans réfléchis pour votre équipe
Une fois que vous savez ce qui doit être fait et qui en est responsable, il est temps de créer un plan d'action pour votre équipe. Un plan bien conçu, présenté clairement dès le départ, peut éviter un "travail autour du travail" supplémentaire par la suite.
Au début, veillez à ce qu'il y ait un plan pour chaque projet de votre équipe. Si vous planifiez bien un projet dès le départ, vous veillerez à ce que des calendriers réalistes soient disponibles pour chaque étape du projet. Chaque personne saura alors qui est responsable de l'achèvement de chaque pièce du puzzle et aura une vision complète des étapes en cours et déjà réalisées. Coordonnez et harmonisez ensuite tous vos projets afin d'optimiser le temps de votre équipe.
7. encourager la collaboration entre services
Ce n'est pas parce que vous travaillez dans un autre département que vous ne pouvez pas collaborer. Après tout, en tant que membre d'une entreprise plus grande, vous travaillez dans le même but. Savoir sur quoi les autres équipes travaillent actuellement encourage les équipes à mieux collaborer lorsque leur travail et leurs objectifs se recoupent.
Les outils de gestion du travail peuvent améliorer la transparence entre les équipes en reliant chaque phase d'un projet à un ensemble unique d'objectifs. De tels outils servent de nœud central pour partager ce sur quoi vous travaillez avec les autres membres de l'équipe. Cela permet d'identifier les domaines dans lesquels des personnes ayant des responsabilités différentes peuvent collaborer. En travaillant avec une source d'information unique, vous ouvrez la voie à une meilleure collaboration au sein de l'équipe et éliminez les obstacles potentiels à la réalisation de tâches très pertinentes. En même temps, vous augmentez considérablement l'efficacité de l'équipe.
8. convoquer des jours sans réunion
Participer à des réunions peut nuire à votre efficacité, ce qui rend plus difficile le fait d'être dans le flux et de terminer des projets. Au moins une journée entière au bureau consacrée exclusivement au travail réel - cette merveilleuse période de plusieurs heures non perturbées, sans réunion, pendant laquelle vous pouvez vous consacrer pleinement à un projet - peut grandement contribuer à l'efficacité et à la productivité.
9. définir l'objectif des différents canaux de communication
Chaque équipe dispose d'une grande variété d'outils de communication. Cependant, ceux-ci ne sont utiles que si votre équipe sait comment et quand les utiliser. La plupart des équipes utilisent déjà un nombre trop élevé d'outils : L'employé moyen doit jongler entre 10 applications par jour. Ce jonglage est non seulement épuisant, mais il peut aussi rendre certaines informations introuvables au moment où elles sont le plus nécessaires.
Pour aider votre personnel, vous devez définir clairement l'objectif de chaque canal de communication. Utilisez les e-mails pour communiquer en externe avec les prestataires de services et les clients. Pour répondre rapidement à des questions brèves, vous pouvez utiliser d'autres applications. Et pour la planification et la gestion des tâches orientées vers l'action, ainsi que pour la communication à ce sujet, utilisez un outil de gestion du travail.
A partir de quand ai-je trop d'outils ?
Bien que les outils de communication puissent améliorer l'efficacité de votre équipe, leur utilisation arbitraire peut en fait entraîner une surcharge de travail. Si vous voyez que l'objectif d'un outil peut être atteint d'une meilleure manière (avec des avantages supplémentaires et uniques), vous devriez cesser de l'utiliser. En adoptant ce mode de pensée, vous pouvez réduire le nombre de vos outils et profiter pleinement des avantages de chacun d'entre eux.
L'amélioration de l'efficacité est un processus continu. Cela peut sembler écrasant au premier abord, mais des outils et des méthodes simples peuvent contribuer à optimiser l'efficacité du travail de tous les membres de votre équipe. Plus il sera facile pour vous et votre équipe d'utiliser ces outils, plus l'efficacité deviendra la norme et fera partie intégrante de chaque projet.